Témoignages clients
M. ALAIN FRATANI
Président directoire OFFINCO

M. ALAIN FRATANI
Président directoire OFFINCO

AR: Mr Fratani bonjour, vous êtes le Président du directoire de la société OFFINCO à Biguglia, quel est votre métier ?
AF : Bonjour, nous sommes grossiste en produits alimentaires (épicerie, frais, surgelé) et hygiène.Nous sommes également distributeur en fourniture hôtelière, mobilier professionnel, installateur de cuisine et de froid professionnel.

AR : Qui sont vos principaux clients ?
AF : Nos clients sont des cafetiers, hôteliers, restaurateurs,centres de vacances,métier de bouche (boulangers,pâtissiers,traiteurs), des collectivités publiques (hôpitaux, lycée,armée) également des entreprises de nettoyage,des maisons de retraite.

AR : Combien de personnes employez vous ?
AF : Plus de 50 salariés.

AR : Combien de dossiers traitez vous par mois ?
AF : Entre 400 à 450 dossiers par mois.

AR : Comment démarre votre histoire avec Novaxel ?
AF : Une démonstration dans nos locaux ; puis l’avis de certains dirigeants insulaires, déjà utilisateurs de la GED Novaxel et reconnus pour leur exigence dans la gestion de leur entreprise.

AR : Est-ce que Novaxel peut être un facteur de succès dans votre réussite ?
AF : Indéniablement.Cela permet de gérer de manière sereine, rapide et efficace des dossiers complexes qui par le passé me demandaient de l’énergie et du temps.Désormais je me concentre sur la finalité de mon travail et non plus sur les moyens à mette en œuvre pour y parvenir.

AR : C’est audacieux d’acheter une GED, pourquoi l’avoir fait ?
AF : La gestion d’une entreprise, quelle que soit sa taille, devient de plus en plus complexe. Le chef d’entreprise doit gérer une quantité de documents toujours plus importante et dispose de moins en moins de temps pour le faire.
Mon bureau était devenu une montagne de dossiers papiers empilés les uns sur les autres,une partie de mes journées était consacrée à trier et à rechercher des documents.La GED Novaxel est une solution à ce problème.

AR : Quel type de document ou de process démarre un dossier dans votre GED ?
AF : Plusieurs types de documents : par exemple la création d’un compte client,la réponse à un appel d’offres,l’embauche d’un nouveau salarié,un nouveau fournisseur,une demande d’intervention technique ou bien une nouvelle commande.Certains documents étant liés à un processus de workflow permettant ainsi leur suivi et leur contrôle.

AR : Dans votre dossier électronique quel type de documents intégrez vous ?
AF : Non seulement les courriers papiers,mais également les emails, les fax, les plans, les photos,les fichiers excel, word,powerPoint.L’intérêt d’une GED étant d’intégrer tous types de documents quelle que soit leur origine.

AR : Partagez-vous vos dossiers avec des collaborateurs présents sur des sites extérieurs ?
AF : Oui, notre site d’Ajaccio est relié en terminal serveur ; nous partageons grâce à Novaxel de nombreux dossiers.

AR : La sécurité et la confidentialité des documents sont-elles garanties dans Novaxel ?
AF : Pour ma part, la mise en place d’une liste d’utilisateurs avec l’affectation de droits spécifiques à chacun, est un point important et facilement paramétrable dans Novaxel.Le logiciel permet le partage de l’information en toute sécurité.

AR : A quoi sert un processus de workflow ?
AF : Le workflow permet de mettre en place des procédures de travail en évitant les erreurs.Il permet d’uniformiser les principes de fonctionnement de l’entreprise pour chaque salarié.Qui fait quoi et comment.

AR : La mise en en place de Novaxel dans l’entreprise a t-elle été facile, comment cela s’est il passé ?
AF : J’ai d’abord annoncé ma décision de mettre en place cette solution.J’ai ensuite impliqué chaque membre de l’équipe lors d’une présentation avec l’aide d’Alain Ricci. L’audit d’organisation mené par le service formation de Novaxel a permis la création d’un plan de classement personnalisé.
Une dynamique positive s’est instaurée avec la création des processus de workflow en concertation avec chaque équipe.Ils ont permit de clarifier et de rendre plus efficace la gestion des infomations.Les utilisateurs se sont appropriés Novaxel en quelques semaines.Les non initiés à l’informatique utilisent quotidiennement le produit.

AR : En quelques mots quels sont les avantages de la GED Novaxel ?
AF : Sérénité, simplicité, rapidité, efficacité.
On donne plus d’autonomie aux salariés en leur permettant d’aller plus loin dans leur travail.
Sur les devis de maintenance par exemple, avec la mise en en place de formulaires types facilement visualisables et accessibles (auparavant ils étaient souvent écrits à la main), j’ai un délai de réponse plus rapide.Je suis moins dérangé et l’information devient plus compréhensible pour le client.

AR : Pourriez vous vous en passer ?
AF : De la même manière que nous avions découvert Windows, Novaxel est devenu notre nouvel espace de travail.Nos tâches sont organisées à travers Novaxel.
Novaxel est devenu notre bureau ; pourrions nous travailler sans notre bureau ?

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